De zorgbemiddelaar inventariseert samen met de bewoner, cliënt of contactpersoon wat de wensen en verwachtingen zijn en stemt deze af op het geïndiceerde zorgzwaartepakket. De zorgvraag en wensen worden middels concrete afspraken vastgelegd in een voorlopig zorgleefplan.
De bewoner of cliënt krijgt een zorgbemiddelaar toegewezen vanaf het moment dat er een indicatie voor Zorgpalet wordt gesteld. De zorgbemiddelaar blijft de bewoner of cliënt volgen zolang hij zorg van Zorgpalet ontvangt, ongeacht een (interne) verhuizing. De zorgbemiddelaar zal op regelmatige basis met de bewoner of cliënt in gesprek gaan om te toetsen of de gemaakte afspraken worden nagekomen. Uiteraard kan de bewoner, cliënt of eerste contactpersoon ook zelf contact met de desbetreffende zorgbemiddelaar opnemen. Waar nodig kan de zorgbemiddelaar een bemiddelende rol vervullen naar het hoofd eenheid, het Zorgkantoor of het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ).